Muitas vezes esquecido ou pouco valorizado, o cadastro de produtos hospitalares para os processos de compra e faturamento é um grande desafio. Fabricantes, hospitais, operadoras e agências reguladoras (tanto Anvisa como ANS) sofrem com a falta de padronização dos cadastros, o que complica a vida de todo os elos da cadeia. Formas de combater o problema foram apresentados nesta terça-feira (26) durante o Café da Manhã Anahp realizado em parceria com a Bionexo.
Muitas vezes, explicou Vanessa Andrino, Coordenadora de Governança Regulatória da Bionexo, o produto é registrado pelo fabricante na Anvisa com nome diferente do usado pelos hospitais, e as discrepâncias se proliferam também entre operadoras e distribuidores, aumentando os custos operacionais e as tão temidas glosas. Torna-se então necessária uma padronização do cadastro por meio do PDM- Padronização Descritiva do Material, serviço oferecido pela companhia.
“Os hospitais estão mais motivados com relação a este tema”, contou Vanessa. “O varejo trabalha há muito tempo com unitarização de itens, mas os hospitais estão atrasados. É importante falar das dificuldades e das alternativas.”
Segundo a executiva, “não existe receita de bolo”, e as boas práticas de instituições que já estão adiantadas podem servir de inspiração. Para isso, o A.C.Camargo Cancer Center e o Hospital Israelita Albert Einstein foram chamados a contribuir com o debate.
Na prática
“Cadastro é uma área extremamente complexa e pouco valorizada. Não temos reuniões de superintendência para discutir quantos produtos foram cadastrados por mês, mas quantas glosas aconteceram todo mundo quer saber”, ponderou Angela Lopes, Coordenadora de Operações no A.C.Camargo Cancer Center. “Se o cadastro não estiver adequado, nunca vamos ter um número legal [de faturamento] no fim do mês.”
Desde 2007 o hospital tem uma área de controle de cadastro dedicada e unificada, quando houve uma mudança no sistema anterior, mais fragmentado, e que gerava resultados ruins. São seis profissionais, inclusive trazidos de outras áreas do hospital, que cadastram não só produtos, mas também fornecedores, colaboradores, acordos comerciais etc. A estrutura responda à Superintendência Administrativa de Operações.
Os cadastros são, no momento, monitorados via e-mail, “o que exige uma rotina de sistema avançado de planilhas”, explicou Angela, que admite não ser este ainda o modo ideal. “Estamos estudando um sistema de workflow. É uma evolução que iremos em breve alcançar.”
Recentemente o hospital aprimorou também o processo de aquisição de OPME (órteses, próteses e materiais especiais) implantando a plataforma OPMEnexo para a gestão de materiais de alto custo. O projeto teve início em julho de 2016. Medicamentos e materiais hospitalares, além de itens de nutrição, também deverão passar por ondas de saneamento de cadastros em “ondas” simultâneas.
“A centralização da área de cadastros foi muito importante, pois nós interagimos com todos [os setores] e entendemos as necessidades de todos. Nossa área só terá sucesso com a colaboração de todos”, disse que a coordenadora, que sugere: “Quando for criar uma área de cadastro, sempre pense em conversar com todos, pois cada área do hospital é fundamental para que tudo dê certo.”
Também participaram do debate Paula Lie Takasaki, Coordenadora de Compras de Materiais Médicos, e Deleuza Telma, Analista Planejamento e Logística, ambas do Hospital Israelita Albert Einstein.
